Automatisierungen in der Jira Software, so geht’s!

Gepostet von Shqipe am 25.11.2021

Jira JiraAutomation Atlassian process

Als Jira Benutzer sind uns viele manuelle Tasks, die regelmässig erledigt werden müssen, lästig. Da sie zudem sehr zeitaufwändig sind, bietet Atlassian seit einiger Zeit Abhilfe für dieses Problem. In der Jira Software findet man ein neues Tool, mit dem man sehr unkompliziert und schnell Regeln für das Automatisieren von Tasks oder Prozessen definieren kann. Somit können Sie sich um die Aufgaben kümmern, die wirklich wichtig sind.

Da wir das Tool sehr aktiv nutzen, möchten wir Ihnen hier gerne ein paar nützliche Funktionen vorstellen, mit denen Sie viel Zeit sparen können.

Grundlagen:

Die Automatisierungen findet man unter den System Einstellungen, wo beliebig viele Regeln erstellt werden können. Diese können entweder global oder für spezifische Projekte erstellt werden. Im Grunde besteht jede Automatisierungsregel aus drei Bestandteilen: Trigger, die die Regel auslösen, Bedingungen, die die Regel spezifizieren, und Aktionen, die Tasks auf Ihrer Website durchführen.

Hier ein Beispiel einer Automation: Erstelle einen Sub-Task, wenn ein Bug Ticket erstellt wird!

Die drei Bestandteile dieser Aktion sind: (Siehe Abbildung)

Trigger: Ticket erstellt

Bedingung: Tickettyp = Bug

Aktion: Sub-Task erstellen

Smart Values:

Um die Regeln noch effektiver und komplexer zu gestalten, stehen sogenannte Smart Values zur Verfügung. Mit diesen kann man auf viele unterschiedliche Daten im Jira zugreifen und diese bearbeiten. Beispielsweise lässt sich mit dem Value {{reporter.displayName}} der Reportername anzeigen oder mit {{now.plusDays(5)}} die aktuelle Zeit + 5 Tage ermitteln. Weitere Informationen zu den Smart Values finden Sie hier: https://support.atlassian.com/jira-software-cloud/docs/what-are-smart-values/

Auditlogs:

Sind schon ein paar Regeln definiert, können diese über die Auditlogs geprüft werden. Hier sieht man genau, wann die Regel ausgelöst wurde, was das Endergebnis der Ausführung war und welche Aktionen durchgeführt wurden. Das Audit-Protokoll zeigt beispielsweise einzelne Regeln, Logs über einzelne Projekte oder globale Logs an.

Anwendungsbeispiel:

Hier ein kleines Anwendungsbeispiel:

Ein Support-Techniker hat eine Anfrage zu einem Vorgang gestellt, aber der Kunde hat nicht geantwortet. Sie können hierfür eine Regel erstellen, die dem Kunden eine Erinnerung schickt und den alten Vorgang vorerst schliesst.

So können Sie diese Regel erstellen:

  1. Wählen Sie den Trigger "Geplant" aus. Die Regel soll jeden Tag ausgeführt werden, nachdem folgendes überprüft wurde: Status = "Wartet auf Kunden" und aktualisiert < -5d. Die Regel wird nun ausgeführt, wenn der Status "Wartet auf Kunden" ist, und wenn in den letzten 5 Tagen keine Aktualisierung vorgenommen wurde.

  2. Fügen Sie die Aktion "Vorgang kommentieren" hinzu, um den Kunden darüber zu informieren, dass der Vorgang aufgrund von Inaktivität automatisch geschlossen wurde.

  3. Konfigurieren Sie die Aktion "Vorgang weitergeben" so, dass der Vorgangsstatus zu "Erledigt" geändert wird.

  4. Benennen Sie Ihre Regel und aktivieren Sie diese.

Probieren Sie es aus!